Voyages d’affaires de longue durée: Risques et retombées positives

Alors que les entreprises s’efforcent d’aligner leurs politiques de relocation sur les objectifs de mobilité et les objectifs de l’entreprise, la flexibilité et la gestion des coûts sont généralement au centre de leurs préoccupations, de même que le désir d’offrir une expérience de travail enrichissante à un plus grand nombre d’employés. Dans la recherche d’alternatives aux affectations de mobilité à long terme traditionnelles – tout en gérant les investissements et en tenant compte des préférences organisationnelles et des employés – les voyages d’affaires de longue durée (extended business travel, EBT) se sont imposés comme une solution de choix. En réponse à l’enquête annuelle de SIRVA sur la mobilité en 2018, 44% des répondants ont déclaré qu’ils prévoyaient une augmentation de l’utilisation des dispositifs EBT au cours des trois prochaines années. Étonnamment, moins d’un an après la publication de notre rapport annuel sur la mobilité de 2018, une enquête SIRVA en 2019a révélé que le pourcentage était monté à 53%. Ce bond suggère l’importance d’examiner de plus près l’EBT et son impact sur les programmes de mobilité et l’administration plus étroitement.    

Les voyageurs d’affaires de longue durée sont généralement considérés comme des employés qui ne sont pas délocalisés, mais qui se rendent fréquemment à certaines destinations domestiques et/ou internationales (ou pendant des périodes prolongées) dans le cadre de leur travail. Les voyageurs d’affaires de longue durée n’ont pas à assumer les dépenses liées à la mise à disposition d’une maison ou aux services d’installation associés à d’autres types de déménagement, ce qui peut rendre l’EBT attrayant pour les entreprises cherchant à gérer les coûts du programme. Cependant, il existe une variété de risques potentiels associés à ces arrangements de mobilité que les entreprises doivent connaître. Développer une stratégie de gestion de chacun sera essentiel à leur réussite.   

Conformité fiscale

Selon les sites d’origine et de destination, et le scénario du voyageur impliqué, un certain nombre de conditions de conformité en matière de respect de l’impôt sur le revenu des particuliers et des sociétés devraient être prises en compte lors de l’utilisation de l’EBT. Les employés peuvent être assujettis à des impôts supplémentaires sur le revenu et à des impôts sociaux. Les entreprises peuvent être assujetties à l’impôt sur les sociétés du fait qu’un employé travaille dans une région particulière.  Des sanctions et intérêts importants peuvent être encourus si les exigences de conformité ne sont pas respectées, d’où la nécessité d’un suivi méticuleux de l’activité. En termes simples, l’absence d’un suivi adéquat fait courir aux entreprises le risque de contrecarrer les économies importantes que les intervenants espéraient obtenir en utilisant l’EBT en premier lieu. Il est recommandé de faire appel au savoir-faire d’un expert en fiscalité pour être sensibilisé de manière préventive à ces risques et assurer la conformité.

D’autres considérations doivent également être prises en compte pour les différentes directives nationales qui existent autour de l’EBT et les complexités liées à son suivi. Par exemple, certains pays peuvent considérer qu’une entreprise a généré un établissement permanent dans leur région si elle a déployé un ou plusieurs voyageurs d’affaires de longue durée pour mener des activités, même si cette entreprise n’a pas de bureaux physiques dans la région. Dans de tels cas, un seul voyageur d’affaires pourrait faire l’objet d’une déclaration d’impôt sur le revenu des sociétés et entraîner des dettes fiscales.

Il est nécessaire de tenir un journal du nombre de visites de chaque voyageur dans un pays donné, de la durée de chaque visite, de la période pendant laquelle les visites ont eu lieu, de la rémunération versée, et de l’étendue du travail effectué par l’employé pour déterminer si chaque voyageur d’affaires est visé par les lois sur la conformité d’un pays.

Conformité à l’immigration

Le paysage géopolitique actuel évolue rapidement. Par conséquent, il est devenu plus important que jamais de se tenir au courant des exigences d’immigration qui sont tout aussi fluctuantes que le mercure, y compris les permis d’entrée et de travail et les visas qui peuvent être nécessaires pour que les voyageurs d’affaires de longue durée puissent travailler à l’étranger. Les entreprises doivent demander l’avis d’un expert en matière d’immigration afin de réduire au minimum ou d’éliminer les sanctions et pénalités potentielles pour non-conformité. Elles devraient également savoir que les systèmes de communication entre les juridictions sont devenus plus perfectionnés et plus immédiats, en raison des avancées technologiques. Les gestionnaires de la mobilité devraient donc avoir une idée précise, en temps réel, des déplacements des employés, de l’endroit où ils se trouvent, de la durée, des motifs de leur voyage d’affaires, et de la nature du travail qu’ils effectuent s’ils veulent correctement gérer les autorisations et risques de conformité à l’immigration.

Prendre le contrôle de votre programme EBT

Pour prendre le contrôle de votre programme de voyage d’affaires de longue durée, SIRVA suggère ce qui suit:

• Déterminez qui, en interne, prendra en charge la gestion et le suivi de votre programme EBT. Bien que plusieurs services soient impliqués dans la conception d’une politique et d’un processus EBT (RH, fiscalité, mobilité, finances, leadership commercial), les éléments à suivre doivent être clairement définis et rattachés à une source de responsabilité clairement désignée.
• Définissez les paramètres de votre politique EBT, y compris une durée acceptable de chaque visite, les éléments de soutien à la conformité, et la nature/le niveau de soutien supplémentaire (le cas échéant) qui sera fourni aux voyageurs d’affaires de longue durée.
• Soyez au courant de l’évolution des exigences en matière d’immigration qui ont une incidence sur les voyageurs d’affaires de longue durée dans tous les pays de destination concernés. Dans la mesure du possible, sollicitez l’aide des experts en fiscalité et en immigration afin de minimiser les risques de non-conformité.
• Envisagez d’offrir une formation culturelle et linguistique à vos voyageurs d’affaires de longue durée pour favoriser la réussite de l’arrangement.
• Mettez en œuvre un système de suivi fiable et cohérent pour s’assurer que chaque voyage d’affaires de longue durée est correctement suivi. Assurez-vous de suivre la durée de chaque voyage, les dépenses de l’entreprise, les dépenses de l’employé, la rémunération, le motif du voyage et l’étendue du travail effectué. Les systèmes internationaux de réservation de voyages et le reportage de gestion des frais peuvent être des moyens utiles pour identifier les voyageurs d’affaires de longue durée et surveiller certains aspects de leurs déplacements.

Comme les voyages d’affaires de longue durée gagnent en popularité en tant qu’alternative aux  déménagement traditionnels, les intervenants de l’entreprise doivent être pleinement conscients des avantages, des risques et des exigences associés à cette population d’employés. Lorsqu’ils sont correctement gérés dans les bonnes circonstances, les EBT peuvent représenter une solution alternative souple et abordable aux affectations de délocalisation à long terme. Cependant, il doit être correctement mis en œuvre pour en assurer le succès. Bien que cela puisse initialement représenter un investissement en temps et ressources pour une entreprise, la préparation, la conformité et l’efficacité fourniront des avantages à long terme qui renforceront son programme général de mobilité à long terme.