Guide de déménagement commercial Comment bien vous préparer pour votre déménagement (partie 3)

À présent, vous avez jeté les bases d’un bon travail en suivant les étapes décrites dans nos billets de blog précédents sur la planification et la préparation. Maintenant, il est temps de commencer l’emballage pour déménager votre bureau. Cette phase aura un impact direct sur vos employés, vous souhaiterez  donc exécuter les étapes ci-dessous avec soin et les encourager à garder des étapes importantes à l’esprit lorsque vous travaillez sur leurs échéances et besoins quotidiens. 

Une semaine à 3 mois avant le déménagement: Emballage

Nous vous conseillons de garder à l’esprit ce qui suit lorsque vous mettez les affaires du bureau en carton:

1. Hiérarchiser et mettre en carton les affaires par ordre croissant d’importance: Commencez à emballer suffisamment tôt pour éviter une précipitation stressante à la dernière minute. Vos employés devront toujours exécuter leurs tâches quotidiennes tout au long de cette étape, alors commencez par les éléments les moins importants, puis passez aux éléments qu’il est agréable d’avoir, mais qui ne sont pas essentiels, à leur vie professionnelle quotidienne. Les éléments indispensables attendront la veille du déménagement.
   
2. Étiqueter vos cartons, et le nouveau bureau, pour s’assurer que chaque carton soit livré dans le service approprié à destination: Vous pouvez essayer d’attribuer une couleur à chaque service et à un code lettre/numéro par employé du service, par exemple. En associant la couleur et le code de vos cartons aux zones de livraison correspondantes dans les nouveaux locaux, chaque employé et service recevra les articles appropriés. Impliquez les employés, le cas échéant, en leur demandant de remplir des étiquettes à la couleur de leur service et de les coller sur les cartons contenant leurs articles individuels. Pensez à marquer chaque carton avec un niveau de priorité afin que les employés puissent d’abord accéder à leurs articles «indispensables» (niveau de priorité 1), suivi de ceux qui seraient «agréable d’avoir» (niveau de priorité 2) et enfin, les éléments qui ne sont pas essentiels pour leur travail au quotidien, mais qu’il est nécessaire de conserver (niveau de priorité 3).
3. Créez une liste mère qui englobe le mobilier et les cartons: Cela vous permettra d’être sûr que chaque article arrivera à bon port lors de l’emménagement dans les nouveaux locaux. 
4. Prenez rendez-vous pour les contrats de services publics : Assurez-vous d’avoir fixé les dates de mise en service de vos installations téléphoniques, électriques, Internet et tout autre fournisseur de services publics afin d’être opérationnel le premier jour de l’emménagement. Assurez-vous également de communiquer les dates de fin de service aux fournisseurs de services publics à l’endroit où vous êtes sur le point de quitter. 
5. Gardez œil sur les nouveaux locaux: En communiquant avec votre nouveau gestionnaire de l’immeuble pour vous assurer que les nouveaux locaux seront prêts comme prévu, vous aurez l’esprit tranquille et saurez que le déménagement se déroule comme prévu. Allez y faire un tour dans la semaine précédant le déplacement pour vous assurer que l’espace est propre et prêt.  
6. Maintenir la communication avec vos employés: C’est le moment de donner les dernières consignes et de remercier vos employés pour leur contribution à la préparation du déménagement. Faites-leur savoir où ils doivent être (et quand) et ce qu’ils doivent faire concernant les consignes d’emballage et le ramassage des badges d’identification ou des porte-clés. C’est aussi le moment idéal pour leur rappeler le nom et l’adresse du nouveau bâtiment ainsi que les codes d’accès qui seront nécessaires pour y entrer. Dans la mesure du possible, fournissez-leur un échéancier qui met en évidence les étapes importantes de l’emménagement et une date cible à laquelle l’entreprise devrait être opérationnelle à pleine vitesse après l’emménagement.
7. Passez le relais aux déménageurs!

Vous avez planifié, préparé et emballé, et vous êtes enfin en route pour vos nouveaux locaux. Si vous avez suivi les étapes décrites dans les deux premiers billets de blog de cette série, vous avez réussi à suivre la planification, préparation et des phases d’emballage de votre déménagement, et vous n’êtes plus qu’à une étape de votre arrivée dans les nouveaux locaux.

Dans notre prochain billet de blog, nous discuterons des moyens efficaces de déballer et de remettre vos employés et votre entreprise à niveau plus rapidement. Pour vous lancer dans ce processus, n’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations concernant les services de déménagement commercial de SIRVA. En tant que fournisseur unique, nous sommes positionnés de manière unique pour gérer chaque aspect de votre déménagement commercial, de la planification et de l’emballage au déménagement physique en soi, de manière efficace et tout en fluidité. Qu’il s’agisse d’un déménagement de bureau, d’un déménagement d’établissement ou de la mise en œuvre du réaménagement d’un commerce, contactez-nous à l’adresse commercialmoving@sirva.com ou consultez notre site https://www.sirva.com/en-us/commercial-moving pour en savoir plus sur la manière dont nous pouvons simplifier le processus pour vous. 


Lisez les deux premiers billets de notre série du guide de déménagement commercial:
Comment planifier votre déménagement 
Comment préparer votre déménagement